Notre engagement
Éléphant Chocolat Placement de Gardiennes et Professionnels Inc. est engagé à la protection des renseignements personnels de ses clients et des fournisseurs de services indépendants et affiliés à notre agence. Notre politique sur la protection de l’information personnelle est conforme à la Loi fédérale sur la Protection des renseignements personnels et des documents électroniques (LPRPDE).
Définition de: renseignements personnels
Renseignements personnels signifient toute information, documentée ou non, identifiant un individu en particulier. Il pourrait s’agir d’information à nature objective (par exemple, l’âge de votre enfant ou votre numéro de téléphone domiciliaire), ou de l’information à nature subjective (par exemple, le progrès de votre enfant dans son milieu).
Notre responsabilité
La directrice exécutive d’Éléphant Chocolat Placement de Gardiennes et Professionnels Inc. est l’officier en chef de la protection des renseignements personnels pour l’agence, et doit s’assurer que tous les programmes et services d’Éléphant Chocolat Placement de Gardiennes et Professionnels Inc. se conforment aux règlements de la protection des renseignements personnels. L’officier en chef pourrait, de temps à autres, déléguer une autre personne de l’agence, à agir en son nom en tant qu’officier en chef de la protection des renseignements personnels. L’information au sujet de la procédure à suivre pour communiquer avec la directrice exécutive se trouve à la fin de ce document.
Nous faisons la collecte de renseignements personnels dans le but de mieux vous servir (et parce que nous devons le faire!)
Nous recueillons, produisons, utilisons et dévoilons des renseignements personnels, seulement pour les raisons qui suivent :
- Identifier les clients d’Éléphant Chocolat Placement de Gardiennes et Professionnels Inc. (les enfants et leurs parents/éducatrices)
- Pour communiquer avec notre clientèle
- Pour protéger et garantir la santé et la sécurité des enfants qui nous sont confiés
- Pour communiquer aux parents les activités quotidiennes des enfants
- Afin de fournir des services de qualité maximale et individuels pour chaque enfant
- Afin d’assurer la qualité des services de garde et le progrès des enfants que nous accompagnons
- Afin de s’assurer de la flexibilité des services et que ces services continuent à rencontrer les besoins uniques de chaque enfant
- Afin de s’assurer que le service que nous offrons est respectueux des différentes origines religieuses et/ou culturelles
- Afin de rencontrer les exigences de l’agence selon la loi, les règlements et les contrats
- Afin de donner/faire parvenir de l’information aux clients éventuels
- Pour procéder aux applications/demandes de services de garde
- Pour inscrire des clients à la liste d’attente
- Afin d’assister les parents dans l’obtention et la continuité de frais subventionnés provenant au provincial et fédéral
- Lorsqu’il s’agit d’un arrangement dans un milieu de garde à domicile, nous voulons assurer la meilleure compatibilité possible entre l’enfant et l’éducatrice
- Afin de procéder à la sélection, évaluation et approbation d’éducatrices éventuelles affiliées à notre agence
- Afin de suivre les consignes du ministère provincial de l’Éducation, de la ville de Montréal et de l’Agence du revenu du Canada en ce qui regarde nos registres
Divulgation de vos renseignements personnels
À moins qu’il s’agisse de raisons telles qu’indiquées dans la section précédente ou que la loi l’exige, Éléphant Chocolat Placement de Gardiennes et Professionnels Inc. ne dévoilera pas, à aucun autre parti, vos renseignements personnels qu’elle a sous son contrôle. Nous ne faisons pas l’échange, la vente, le trafic ou ne donnons pas à quiconque, l’information de nos clients.
Nous obtenons votre consentement
Nous recueillerons, utiliserons ou dévoilerons l’information seulement pour les raisons telles qu’indiquées plus haut et ceci seulement avec votre consentement. Pour la plupart des situations, votre consentement sera obtenu (de vive voix ou par écrit), tout particulièrement, quand l’information en question est de nature délicate ou confidentielle telle l’histoire médicale de l’enfant ou le numéro de compte de banque d’un client. Éléphant Chocolat Placement de Gardiennes et Professionnels Inc. répondra, dans des cas extrêmement rares, à une requête de dévoilement d’information personnelle, en accord avec votre consentement dit implicite c’est-à-dire lorsque nous pouvons inférer raisonnablement de ce consentement, à partir de vos actions ou inactions. Par exemple, nous demandons l’âge et la date de naissance de votre enfant afin de procéder à mise en place d’un service de garde à domicile
Vous êtes libres, en tout temps, de retirer un consentement spécifique en ce qui concerne votre information personnelle, mais Éléphant Chocolat Placement de Gardiennes et Professionnels Inc. se réserve le droit de terminer ses services envers votre enfant, si cette information est essentielle et nécessaire ou exigée par la loi afin d’offrir un service de garde de qualité à votre enfant.
Nous aimons garder la collecte d’informations personnelles à son minimum
Nous recueillons, utilisons et dévoilement votre information personnelle seulement pour les raisons que nous avons énumérées plus haut. S’il arrivait que nous devions recueillir de l’information pour autre raison que celles déjà identifiées, veuillez être assurés que nous ferions en sorte d’obtenir votre consentement pour la cueillette de cette nouvelle information pour une raison bien spécifique, par exemple, si nous voulons photographier votre enfant pour la publication de notre guide de référence pour parents, votre consentement par écrit nous sera nécessaire.
La retenue de l’information personnelle
Nous gardons votre information personnelle seulement aussi longtemps que les raisons de la cueillette sont valides et/ou tel qu’exigé par les politiques et règlements dictant les opérations de notre agence. Après que l’information n’est plus considérée nécessaire, selon les raisons listées plus haut ou sur le plan législatif, nous détruisons l’information personnelle ou la traitons dans l’anonymat.
L’exactitude des renseignements personnels
Nous faisons tout en notre pouvoir afin de s’assurer que votre information personnelle est juste et à jour. Nous comptons sur vous pour nous informer, dans un délai acceptable, des changements que vous voulez porter à votre dossier afin que nous ayons, en tout temps, votre information personnelle à jour. Ceci est particulièrement important lorsqu’il s’agit de la santé et de la sécurité de votre enfant. Par exemple, lorsqu’il s’agit d’une urgence, il est essentiel d’avoir accès, aussitôt que possible, à vos numéros de téléphone et à la personne que vous avez désignée comme étant un contact alternatif advenant où il serait impossible de vous rejoindre.
La confidentialité des renseignements personnels
La sécurité des renseignements personnels que vous nous avez confiés est notre priorité. Nous limitons l’accès à votre information personnelle à ceux et celles qui en ont besoin afin de vous offrir des services. Les employés d’Éléphant Chocolat Placement de Gardiennes et Professionnels Inc. sont informés de l’importance de la confidentialité et de la sécurité de votre information personnelle. Tous les employés d’Éléphant Chocolat Placement de Gardiennes et Professionnels Inc. doivent se soumettre à nos politiques et règlements en ce qui concerne le respect de la confidentialité de l’information personnelle d’un client.
Vous avez le droit d’accès à vos renseignements personnels
Les individus ont le droit d’accès à leur propre information personnelle ou à l’information personnelle de leurs enfants qui est sous la possession ou le contrôle d’Éléphant Chocolat Placement de Gardiennes et Professionnels Inc. Vous avez aussi le droit de savoir si votre information personnelle a été dévoilée à d’autres personnes.
Les demandes d’accès à l’information personnelle doivent être faites par écrit et adressées à l’officier en chef de la protection des renseignements personnels : Anne Fau, Directrice exécutive, Éléphant Chocolat Placement de Gardiennes et Professionnels Inc., 261, Rue Saint-Jacques, Montréal, Québec, H2Y 1M6.
L’officier en chef devra répondre à votre demande dans un délai de 30 jours. Éléphant Chocolat Placement de Gardiennes et Professionnels Inc. a le droit, dans certaines situations, de refuser votre demande. Ces situations incluent mais ne se limitent pas à : de l’information privilégiée entre un avocat et son client ; de l’information concernant de l’information personnelle d’un autre individu ; de l’information recueillie pour une investigation ou pour une procédure légale qui est en marche ; si la demande d’accès touche de l’information personnelle particulière, pouvant mettre en danger la vie ou la sécurité d’un individu ; ou si l’accès à l’information personnelle risque de mettre en danger la sécurité ou la santé physique ou mentale d’un autre individu.
Des preuves d’identité acceptables seront exigées avant que la permission d’accès soit autorisée.
Éléphant Chocolat Placement de Gardiennes et Professionnels Inc. a le droit d’imposer des frais, d’un montant raisonnable, si vous demandez des copies de vos renseignements personnels que nous avons en notre possession.
Vous avez des questions?
Si vous avez des questions ou des commentaires au sujet de la cueillette, de l’utilisation ou du dévoilement de vos renseignements personnels que vous avez confiés à Éléphant Chocolat Placement de Gardiennes et Professionnels Inc., veuillez les faire parvenir par écrit, dans une enveloppe libellée confidentielle, à notre officier en chef de la protection des renseignements personnels:
Anne Fau
Directrice exécutive
261, Rue Saint-Jacques,
Montréal, Québec, H2Y 1M6
